大型企業(yè)怎么選擇適合的文檔加密軟件

作者：habao 來源：日期：2018-4-19 20:07:23 人氣：標簽：文檔知識管理

　　作為中國最早從事ERM的研究和咨詢服務機構，思智泰克認為，大型企業(yè)分支機構分布在國內外各個地區(qū)，需要實行統(tǒng)一制管理（思智泰克公司網(wǎng)址：）。企業(yè)內部的組織結構龐大，部門眾多，網(wǎng)絡應用較為復雜。為了便于管理，大型企業(yè)都相繼采用了OA、CRMERP等業(yè)務管理系統(tǒng)來支撐企業(yè)業(yè)務的運轉，同時設置了安全防護措施。隨著大型企業(yè)的內部業(yè)務分工的不斷細化，越來越多的大型企業(yè)開始與上下游企業(yè)開展合作交流等工作，用以提升自身的競爭力。在這個過程中，企業(yè)需要經常性地與合作伙伴共享和傳遞大量的機密數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)在外發(fā)給合作伙伴后，企業(yè)便對其失去了控制，大大提高這些機密數(shù)據(jù)多次擴散及泄密的安全管理風險。

　　筆者經過市場調查后認為，選擇文檔加密軟件時，除了應考慮文檔加密軟件廠商的資質，產品的質量，還應參考大型企業(yè)的安全現(xiàn)狀。只有充分考慮自身特性，才能以最少的投入得到最高性價比的應用系統(tǒng)。大型企業(yè)選擇的文檔加密軟件應具有以下基本特性：

　　簡單易用，易于管理：大型企業(yè)的IT管理人員要兼顧的工作很多，希望操作系統(tǒng)可以盡可能的容易操作，好上手，系統(tǒng)管理可以通過簡單的操作來實現(xiàn)。因此，簡單易用與盡可能的易于管理，成為大型企業(yè)文檔加密軟件的特點之一。

　　兼容性強：為了便于管理，大型企業(yè)都相繼采用了OA、CRM、ERP等業(yè)務管理系統(tǒng)來支撐企業(yè)業(yè)務的運轉，選擇的文檔加密軟件必須能與企業(yè)現(xiàn)有的信息化建設相兼容。

　　安全穩(wěn)定：大型企業(yè)數(shù)據(jù)量非常龐大，涉及到企業(yè)的各個部門和各個地區(qū)的分支機構，如果系統(tǒng)使用不安全穩(wěn)定，造成重要數(shù)據(jù)丟失，或數(shù)據(jù)丟失無法盡快恢復，將會給企業(yè)帶來重大的損失。

　　協(xié)同安全：大型企業(yè)需要與上下游企業(yè)開展合作交流等工作，選擇的文檔加密軟件需要能這種文件外發(fā)的安全，同時需要能對外帶的筆記本電腦上的數(shù)據(jù)進行安全控制。

　　優(yōu)質的服務：思智泰克發(fā)現(xiàn)，優(yōu)秀的產品和解決方案只是用戶利益的根本，而基于產品和解決方案之上的優(yōu)質服務才能夠全面提升方案的價值。于是，針對大型企業(yè)用戶，思智泰克專門提供了咨詢、培訓、現(xiàn)場實施安裝、技術支持等各種服務。

　　思智ERM大型企業(yè)解決方案根據(jù)大型企業(yè)組織結構龐大、部門眾多這一特點制定了更為靈活和細分的文檔應用權限管理，它可以根據(jù)企業(yè)實際需要靈活配置每個員工的具體使用權限，確保機密數(shù)據(jù)只有經過管理者授權后才可以被其他工作人員使用。例如：同一份重要的Office文檔或是一張CAD圖紙，對企業(yè)內部高層管理者可以設定完全控制權限，對部門經理設定可編輯但不能打印的權限，而對于一些基層的企業(yè)人員設定只讀權限。這樣部署有效確保企業(yè)內部的每位人員只能接觸到自己授權范圍內的信息，有效防止了機密信息的外泄。此外，國家監(jiān)管部門對于大型企業(yè)中的財務系統(tǒng)提出了嚴格的審計要求，用以對財務部門的財務報表和成本核算進行合規(guī)性審查。思智ERM解決方案可以根據(jù)財務部門的特殊需求制定更為靈活和細分的文檔應用權限管理，確保包含重要財務數(shù)據(jù)和成本核算的文檔只有經過管理者授權后，接收者和使用者才能按照具體的設置應用。思智ERM大型企業(yè)解決方案對于財務部門的年度審計起到了重要的提升作用。

　　思智ERM大型企業(yè)解決方案為了防止因人員由于誤操作或自然原因導致的數(shù)據(jù)，提供了強大的安全備份功能。當企業(yè)機密數(shù)據(jù)發(fā)生損壞時，企業(yè)用戶可以在第一時間進行恢復，了企業(yè)的業(yè)務連續(xù)性，簡化了IT部門的工作流程，為企業(yè)安全性提供了強有力的。

　　為了與上下游企業(yè)更好地開展合作交流，各大型企業(yè)還需要經常與其合作廠商進行技術文檔、商務合作方案的流轉。這樣一來，合作伙伴將有可能永久和多版本的保留這些重要文檔，從而增加了文檔被多次擴散的安全管理風險。對此，思智ERM大型企業(yè)解決方案提供了先進的安全協(xié)同管理模式，有效確保外發(fā)文件和圖紙只能在合作伙伴指定的計算機終端上，在指定的時間段進行指定的操作，全面降低了二次擴散的風險，了企業(yè)的核心利益和競爭優(yōu)勢，提升了外發(fā)文檔的安全性和可控性。

　　大型企業(yè)在全國各地設立了多個分支機構。在實現(xiàn)具體的業(yè)務過程中，總公司與各分支機構需要實時地進行信息傳輸和資源共享。正因為如此，跨網(wǎng)段、跨區(qū)域遠程辦公的企業(yè)運營模式在大型企業(yè)中得到了廣泛地應用。大型企業(yè)解決方案中的Web代理模塊能夠實現(xiàn)企業(yè)總部的ERM管理策略，這些策略可以在各個分支實現(xiàn)快速的執(zhí)行，進行異地管理同步。通過Web代理模塊的應用，企業(yè)無需進行新的軟硬件（VPN等）投入，即可實現(xiàn)全局性的管理目標。對于大型企業(yè)在全國各地設立了多個分支機構，工作人員需要出差的機會也非常頻繁，思智ERM大型企業(yè)解決方案特此設立了離線策略功能。當員工帶筆記本去公司分部出差，即使處于脫離ERM系統(tǒng)狀態(tài)，員工所創(chuàng)建、編輯的任何數(shù)據(jù)都會以加密的形式存在。如果拷貝到非授權的里則無法打開查看，所有人員的文檔操作過程都將會被詳細的記錄保存，幫助企業(yè)實現(xiàn)高效的集中式審計管理。

　　大型企業(yè)體系龐大，擁有眾多下屬機構，內部管理制度完善，業(yè)務模式復雜，需要像思智ERM這樣的集中分級式加密管理系統(tǒng)。

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